Effektives Zeitmanagement - die Eisenhower-Matrix »inkl Download

Oft ist nicht sofort klar, ob eine Aufgabe wichtig oder unwichtig ist bzw. wie dringend diese erledigt werden muss. Die Eisenhower-Matrix schafft hier Abhilfe, denn sie unterstützt bei der Kategorisierung bzw. Priorisierung anstehenden Aufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Diese Zeitmanagement-Methode ist für die Prioritätensetzung im Alltag geeignet und hilft zwischen wichtigen und dringlichen Aktivitäten zu unterscheiden. Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die sich direkt auf übergeordnete Ziele auswirken und einen großen Einfluss auf die eigene Entwicklung haben. Dringende Aufgaben müssen zeitnah erledigt werden, da ansonsten negative Konsequenzen drohen. Insgesamt entstehen so vier Quadranten (s. Schaubild) mit 2 Dimensionen (Wichtigkeit und Dringlichkeit), auf die im Folgenden näher eingegangen werden soll.

Quadrant A: Hier sind wichtige und dringliche Aufgaben verortet. Um diese sollte man sich in der Tagesplanung zuerst kümmern und so schnell wie möglich erledigen. Es kann verführerisch sein, sich viel in diesem Feld aufzuhalten, z.B. durch Aufschieben von B-Aufgaben (s. Quadrant B). Allerdings bietet dieser Quadrant auch eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit, da hinter den Aufgaben Zeitdruck steht.

Quadrant B: In dieser Kategorie befinden sich wichtige, aber (noch) nicht dringliche Aufgaben, da entweder keine Deadline vorgegeben ist oder der Termin so weit in der Zukunft liegt, dass noch kein Termindruck herrscht. Es stellt die wichtigste Kategorie dar, da B-Aufgaben oft mit übergeordneten Zielen zusammenhängen, langfristigen Erfolg und Zufriedenheit bringen. Hier besteht die Kunst darin die Aufgaben rechtzeitig zu terminieren, damit sie nicht in Quadrant A rutschen. Allzu häufig wird diese Aufgabenkategorie zugunsten von Aufgaben aus dem C- und P-Quadranten vernachlässigt.

Quadrant C: In diesem Feld sind dringliche, aber nicht wichtige Aktivitäten zu finden. Meist handelt es sich um Routine-Aufgaben. Sie nehmen häufig die meiste Zeit des Tages in Anspruch. Diese gilt es bestenfalls zu reduzieren, automatisieren oder zu delegieren. Es geht aber auch darum, um Hilfe zu bitten oder Unterstützung anzunehmen, wenn diese angeboten wird.

Quadrant P: Dieser Quadrant stellt den Papierkorb dar. Die Aufgaben dieser Kategorie sind weder wichtig noch dringlich, weshalb man sie gar nicht erst bearbeiten sollte. Meist sind hier Ablenkungen verortet oder Teilaufgaben, die keinen Einfluss auf das Endergebnis haben.

Ob und wie erfolgreich das Eisenhower-Prinzip angewendet werden kann, hängt auch davon ab, wie viel Freiheit man hat die Erledigung seiner Aufgaben selbst zu terminieren und ob man an Kolleg*innen delegieren kann.

Handlungsempfehlung zur Umsetzung der Eisenhower-Matrix

Eignen Sie sich mittels unseres Arbeitsblattes ganz einfach die Zeitmanagement-Methode zur Eisenhower-Matrix an. Nehmen Sie sich ca. zehn Minuten Zeit und suchen Sie sich einen ruhigen Ort, an dem Sie sich gut konzentrieren können. Alternativ können Sie selbstverständlich unsere Zeitmanagement-Schulung besuchen, um auf Sie persönlich zugeschnittene Lösungen zu erhalten.