Die ALPEN Methode nach Lothar Seiwert ist dafür geeignet „einen Berg von Aufgaben“ strukturiert zu bearbeiten. Diese Methode zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus und ist ideal für die Tagesplanung geeignet. Die Grundlage dieser Methode ist ein durchgeplanter Tag. Man sollte jedoch darauf achten, dass man sich eine realistische Menge an Aufgaben vornimmt, um nicht entmutigt zu werden. Um unnötigen Stress und Ablenkungen zu vermeiden, ist eine Planung am Vorabend oder -tag sinnvoll.

Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um ein Akronym. Das bedeutet, dass jeder Buchstabe des Wortes für einen spezifischen Arbeitsschritt steht.

Alpenmethode Zeitmanagement

Überblick über die einzelnen Schritte

  • A: Aufgaben notieren – Mittels Brainstormings und den eigenen Kalendereinträgen fasst man auf einer To Do Liste vollständig ALLES zusammen, was am nächsten Tag zu erledigen ist: z.B. Routineaufgaben, Projektaufgaben, Besprechungen, Telefonate, unerledigte Aufgaben vom Vortag etc.
    Zur Schaffung von Verbindlichkeit sollte dieser Schritt schriftlich ausgeführt werden. Hier müssen erstmal noch keine Prioritäten vergeben werden. 

 

  • L: Länge schätzen – Was sich anfangs einfach anhört, kann sehr schwierig sein. Der Arbeitsaufwand für eine Aufgabe sollte von Anfang an richtig eingeschätzt werden, um eine effiziente Tagesplanung zu gewährleisten. Dabei kann man sich an Erfahrungswerten orientieren. Wichtig ist, dass man seine Produktivität nicht überschätzt und zu wenig Zeit einplant (insbesondere bei unangenehmen Terminen oder Aufgaben)! An die von sich selbst vorgegebene Zeit sollte man sich im Endeffekt auch halten. Personen, die sich ein Zeitlimit für eine Aufgabe setzen, arbeiten nachweislich schneller und konzentrierter. Zudem sollte man sich hier auch an seine individuelle Tagesleistungskurve halten! Somit sollte in der Planung die maximale Dauer einer Aufgabe und zugehöriger Uhrzeiten ideal (jedoch nicht immer umsetzbar). 

 

  • P: Pufferzeit einplanen – generell gilt die Regel ca. nur 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen, um nicht unter Zeitdruck zu geraten, Stress zu vermeiden und gelassen zu bleiben. Die restliche Zeit gilt als „Puffer“. 20% des Puffers werden verwendet für „unerwartete Ereignisse“ (z.B. Kundenbeschwerden, Kolleg*innen unter die Arme greifen, etc.). Die anderen 20% können auf Aufgaben verwendet werden, deren Bearbeitung doch längere Zeit in Anspruch genommen hat oder für soziale Kontakte bzw. Aktivitäten. 

 

  • E: Entscheidungen treffen – Meist können alle in Schritt 1 gesammelten Aufgaben nicht an einem Tag durchgeführt werden. Daher gilt es in diesem Schritt zu priorisieren und zu delegieren. Hier kann man sich auch des Eisenhower-Prinzips oder der ABC-Analyse bedienen. Meist empfiehlt es sich, wichtige Aufgaben am Anfang des Tages durchzuführen. Somit sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese auf den Folgetag verschieben zu müssen. 

 

  • N: Nachkontrolle – Am Ende eines Arbeitstages ziehen Sie ein Fazit zu Ihrer Planung. Konnten Sie alle Aufgaben erledigen? Haben Sie die Länge der Aufgaben richtig eingeschätzt? Waren die Prioritäten richtig gesetzt? Daraus können Sie für die Planung der nächsten Tage lernen.
 
Möchten Sie die ALPEN-Methode ausführlicher erklärt bekommen? Dann besuchen Sie gern unsere » Zeitmanagement-Schulung!

Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit sich selbst mit einem Arbeitsblatt auszuprobieren: » Arbeitsblatt ALPEN-Methode

Handlungsempfehlung zur Umsetzung der ALPEN-Methode

Ein Beispiel, wie die ALPEN-Methode angewendet werden kann, ist nachfolgend beschrieben.

Als Beispiel haben wir uns für den Arbeitstag einer Bürokraft entschieden. In den nächsten beiden Tabellen sind alle Schritte der ALPEN-Methode enthalten.

Aufgabe

Dauer

Puffer

 

Priorität

Tatsächlich benötigte Zeit 
(Nachkontrolle)

 

Rechnungen schreiben

90 Minuten

 

30 Minuten

Mittel

120 Minuten

E-Mails beantworten

60 Minuten

 

20 Minuten 

Hoch

90 Minuten

Besprechung mit Chef um 13:00 Uhr

60 Minuten

 

20 Minuten

Mittel

120 Minuten

Raum für Bewerbungsgespräch um 09:00 Uhr vorbereiten

 

20 Minuten

10 Minuten

Hoch

20 Minuten

Einladungsmail für den Stammtisch nächste Woche versenden

 

10 Minuten

 

5 Minuten

Niedrig

15 Minuten

Telefonat mit wichtigem Kunden um 10:00 Uhr

30 Minuten

 

10 Minuten

Hoch

25 Minuten

Hotel für den Chef aussuchen & buchen für seine
Geschäftsreise

 

30 Minuten

10 Minuten

Mittel

60 Minuten

Nachkontrolle ALPEN-Methode gegen Feierabend

10 Minuten

 

5 Minuten

Hoch

30 Minuten

Summe

5 Stunden

1 Stunde, 45 Minuten

 

 

8 Stunden

 

Entstandene Tagesplanung unter Berücksichtigung der Puffer-Zeiten

Der Tabelle ist zu entnehmen, dass alle Aufgaben in die vorgegebene Zeit des Arbeitstages passen, so dass pünktlich Feierabend gemacht werden kann. Vergleicht man jedoch mit der vorhergehenden Tabelle (Spalte Nachkontrolle), wird ersichtlich, dass der Plan nicht aufgegangen ist. Die Bürokraft muss entweder Überstunden machen oder einzelne Aufgaben auf den Folgetag verschieben.

Uhrzeit

Aufgabe

08:00 – 08:20 Uhr

Raum für Bewerbungsgespräch vorbereiten

08:30 – 09:30 Uhr

E-Mails beantworten

10:00 – 10:30 Uhr

Telefonat mit wichtigem Kunden

10:40 – 12:10 Uhr

Rechnungen schreiben

12:15 – 13:00 Uhr

Mittagspause

13:00 – 14:00 Uhr

Besprechung mit Chef

14:20 – 14:50 Uhr

Hotel für Chef aussuchen & buchen

15:00 – 15:45 Uhr

Nochmal E-Mails beantworten

15:45 – 16:00 Uhr

Nachkontrolle ALPEN-Methode

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