ALPEN-Methode

Überblick über die einzelnen Schritte

• A: Aufgaben notieren – Mittels Brainstormings und den eigenen Kalendereinträgen fasst man auf einer To Do Liste vollständig ALLES zusammen, was am nächsten Tag zu erledigen ist: z.B. Routineaufgaben, Projektaufgaben, Besprechungen, Telefonate, unerledigte Aufgaben vom Vortag etc.
  Zur Schaffung von Verbindlichkeit sollte dieser Schritt schriftlich ausgeführt werden. Hier müssen erstmal noch keine Prioritäten vergeben werden. 

• L: Länge schätzen – Was sich anfangs einfach anhört, kann sehr schwierig sein. Der Arbeitsaufwand für eine Aufgabe sollte von Anfang an richtig eingeschätzt werden, um eine effiziente Tagesplanung zu gewährleisten. Dabei kann man sich an Erfahrungswerten orientieren. Wichtig ist, dass man seine Produktivität nicht überschätzt und zu wenig Zeit einplant (insbesondere bei unangenehmen Terminen oder Aufgaben)! An die von sich selbst vorgegebene Zeit sollte man sich im Endeffekt auch halten. Personen, die sich ein Zeitlimit für eine Aufgabe setzen, arbeiten nachweislich schneller und konzentrierter. Zudem sollte man sich hier auch an seine individuelle Tagesleistungskurve halten! Somit sollte in der Planung die maximale Dauer einer Aufgabe und zugehöriger Uhrzeiten ideal (jedoch nicht immer umsetzbar). 

• P: Pufferzeit einplanen – generell gilt die Regel ca. nur 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen, um nicht unter Zeitdruck zu geraten, Stress zu vermeiden und gelassen zu bleiben. Die restliche Zeit gilt als „Puffer“. 20% des Puffers werden verwendet für „unerwartete Ereignisse“ (z.B. Kundenbeschwerden, Kolleg*innen unter die Arme greifen, etc.). Die anderen 20% können auf Aufgaben verwendet werden, deren Bearbeitung doch längere Zeit in Anspruch genommen hat oder für soziale Kontakte bzw. Aktivitäten. 

• E: Entscheidungen treffen – Meist können alle in Schritt 1 gesammelten Aufgaben nicht an einem Tag durchgeführt werden. Daher gilt es in diesem Schritt zu priorisieren und zu delegieren. Hier kann man sich auch des Eisenhower-Prinzips oder der ABC-Analyse bedienen. Meist empfiehlt es sich, wichtige Aufgaben am Anfang des Tages durchzuführen. Somit sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese auf den Folgetag verschieben zu müssen. 

• N: Nachkontrolle – Am Ende eines Arbeitstages ziehen Sie ein Fazit zu Ihrer Planung. Konnten Sie alle Aufgaben erledigen? Haben Sie die Länge der Aufgaben richtig eingeschätzt? Waren die Prioritäten richtig gesetzt? Daraus können Sie für die Planung der nächsten Tage lernen.