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ALPEN-Methode

Die ALPEN Methode nach Lothar Seiwert ist dafür geeignet „einen Berg von Aufgaben“ strukturiert zu bearbeiten. Diese Methode zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus und ist ideal für die Tagesplanung geeignet. Die Grundlage dieser Methode ist ein durchgeplanter Tag. Man sollte jedoch darauf achten, dass man sich eine realistische Menge an Aufgaben vornimmt, um nicht entmutigt zu werden. Um unnötigen Stress und Ablenkungen zu vermeiden, ist eine Planung am Vorabend oder -tag sinnvoll.

Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um ein Akronym. Das bedeutet, dass jeder Buchstabe des Wortes für einen spezifischen Arbeitsschritt steht.

  • A: Aufgaben notieren – Mittels Brainstormings und den eigenen Kalendereinträgen fasst man auf einer To Do Liste vollständig ALLES zusammen, was am nächsten Tag zu erledigen ist: z.B. Routineaufgaben, Projektaufgaben, Besprechungen, Telefonate, unerledigte Aufgaben vom Vortag etc.
    Zur Schaffung von Verbindlichkeit sollte dieser Schritt schriftlich ausgeführt werden. Hier müssen erstmal noch keine Prioritäten vergeben werden.

  • L: Länge schätzen – Was sich anfangs einfach anhört, kann sehr schwierig sein. Der Arbeitsaufwand für eine Aufgabe sollte von Anfang an richtig eingeschätzt werden, um eine effiziente Tagesplanung zu gewährleisten. Dabei kann man sich an Erfahrungswerten orientieren. Wichtig ist, dass man seine Produktivität nicht überschätzt und zu wenig Zeit einplant (insbesondere bei unangenehmen Terminen oder Aufgaben)! An die von sich selbst vorgegebene Zeit sollte man sich im Endeffekt auch halten. Personen, die sich ein Zeitlimit für eine Aufgabe setzen, arbeiten nachweislich schneller und konzentrierter. Zudem sollte man sich hier auch an seine individuelle Tagesleistungskurve halten!
    Somit sollt ein der Planung die maximale Dauer einer Aufgabe und zugehöriger Uhrzeiten ideal (jedoch nicht immer umsetzbar).

  • P: Pufferzeit einplanen – generell gilt die Regel ca. nur 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen, um nicht unter Zeitdruck zu geraten, Stress zu vermeiden und gelassen zu bleiben. Die restliche Zeit gilt als „Puffer“. 20% des Puffers werden verwendet für „unerwartete Ereignisse“ (z.B. Kundenbeschwerden, Kolleg*innen unter die Arme greifen, etc.). Die anderen 20% können auf Aufgaben verwendet werden, deren Bearbeitung doch längere Zeit in Anspruch genommen hat oder für soziale Kontakte bzw. Aktivitäten.

  • E: Entscheidungen treffen – Meist können alle in Schritt 1 gesammelten Aufgaben nicht an einem Tag durchgeführt werden. Daher gilt es in diesem Schritt zu priorisieren und zu delegieren. Hier kann man sich auch des Eisenhower-Prinzips oder der ABC-Analyse bedienen. Meist empfiehlt es sich, wichtige Aufgaben am Anfang des Tages durchzuführen. Somit sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese auf den Folgetag verschieben zu müssen.

  • N: Nachkontrolle – Am Ende eines Arbeitstages ziehen Sie ein Fazit zu Ihrer Planung. Konnten Sie alle Aufgaben erledigen? Haben Sie die Länge der Aufgaben richtig eingeschätzt? Waren die Prioritäten richtig gesetzt? Daraus können Sie für die Planung der nächsten Tage lernen.

Möchten Sie die ALPEN-Methode ausführlicher erklärt bekommen? Dann besuchen Sie gern unsere Zeitmanagement-Schulung!Mausklick

 

Handlungsempfehlung zur Umsetzung der ALPEN-Methode

Ein Beispiel, wie die ALPEN-Methode angewendet werden kann, ist nachfolgend beschrieben. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit sich selbst mit einem Arbeitsblatt auszuprobieren: Arbeitsblatt ALPEN-Methode

Als Beispiel haben wir uns für den Arbeitstag einer Bürokraft entschieden. In den nächsten beiden Tabellen sind alle Schritte der ALPEN-Methode enthalten.

AufgabeDauerPufferPrioritätTatsächlich benötigte Zeit 
(Nachkontrolle)
Rechnungen schreiben

90 Minuten

30 MinutenMittel120 Minuten
E-Mails beantworten60 Minuten20 Minuten Hoch90 Minuten
Besprechung mit Chef um 13:00 Uhr60 Minuten20 MinutenMittel120 Minuten
Raum für Bewerbungsgespräch um 09:00 Uhr vorbereiten20 Minuten10 MinutenHoch20 Minuten
Einladungsmail für den Stammtisch nächste Woche versenden10 Minuten5 MinutenNiedrig15 Minuten
Telefonat mit wichtigem Kunden um 10:00 Uhr30 Minuten10 MinutenHoch25 Minuten
Hotel für den Chef aussuchen & buchen für seine Geschäftsreise30 Minuten10 MinutenMittel60 Minuten
Nachkontrolle ALPEN-Methode gegen Feierabend10 Minuten5 MinutenHoch30 Minuten
Summe5 Stunden1 Stunde, 45 Minuten 8 Stunden


Entstandene Tagesplanung unter Berücksichtigung der Puffer-Zeiten

Der Tabelle ist zu entnehmen, dass alle Aufgaben in die vorgegebene Zeit des Arbeitstages passen, so dass pünktlich Feierabend gemacht werden kann. Vergleicht man jedoch mit der vorhergehenden Tabelle (Spalte Nachkontrolle), wird ersichtlich, dass der Plan nicht aufgegangen ist. Die Bürokraft muss entweder Überstunden machen oder einzelne Aufgaben auf den Folgetag verschieben.

UhrzeitAufgabe
08:00 - 08:20 UhrRaum für Bewerbungsgespräch vorbereiten
08:30 - 09:30 UhrE-Mails beantworten
10:00 - 10:30 UhrTelefonat mit wichtigem Kunden
10:40 - 12:10 UhrRechnungen schreiben
12:15 - 13:00 UhrMittagspause
13:00 - 14:00 UhrBesprechung mit Chef
14:20 - 14:50 UhrHotel für Chef aussuchen & buchen
15:00 - 15:45 UhrNochmal E-Mails beantworten
15:45 - 16:00 UhrNachkontrolle ALPEN-Methode