Die Kaizen Methode dient der Prozessoptimierung und hat ihre Ursprünge in Japan. Der Begriff „Kaizen“ bedeutet „Veränderung zum Besseren“. Die Strategie wurde im Westen im Lean Management zur Verschlankung und Vereinfachung von Prozessen adaptiert.

Somit handelt es sich um eine Strategie, die durch kleine punktuelle Veränderungen in verschiedenen Bereichen zur Verbesserung der Gesamtqualität führt. In diesen Qualitätsmanagementprozess werden sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte miteinbezogen.

Die Kaizen-Philosophie besagt, dass viele kleine Schritte, die relativ einfach anzuwenden sind, zu langfristigen Verbesserungen und unternehmerischen Erfolgen führen. Jeder Tag sollte für Verbesserungen genutzt werden. Dies ist gut möglich durch kleinschrittige Veränderung mit dem Ziel dauerhafte Veränderungen im Verhalten zu bewirken. So ist es leichter die Veränderungen auch langfristig beizubehalten und vom ursprünglichen unerwünschten Verhalten abzukehren.


Da dieses Prinzip so kleinschrittig ist und einfach umzusetzen ist, gibt es kaum Voraussetzungen für die Kaizen-Methode. Geschickt wäre jedoch ein Mitarbeitender, der sich für die Umsetzung verantwortlich fühlt und Kolleg:innen das Prinzip näherbringt. Die Kaizen-Methode kann in vielen Kontexten angewendet werden, sowohl in der Produktion und auch im Büro.

Kaizen Methode

Folgende Schwerpunkte setzt die Kaizen-Methode:

  • Kundenorientierung: Externe Kunden des Unternehmens sollten gut behandelt werden und deren Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen. Kolleg:innen werden als interne Kunden angesehen, die in gleicher Weise behandelt werden sollten, um so ein positives Arbeitsklima zu schaffen.
  • Kritikorientierung: Kritik wird als Möglichkeit zur Verbesserung und somit positiv wahrgenommen. Daher ist diese sogar erwünscht und kann im PDCA-Zyklus resultieren (Plan → Do → Check → Act)
  • Prozessorientierung: Der Fokus liegt auf dem Prozess selbst und nicht auf dem Ziel.
  • Qualitätsorientierung: Qualitätskontrollen sollten im Mittelpunkt stehen und bei Verbesserungen ständig angehoben werden.
  • Standardisierung: Bei einer erfolgreichen Verbesserung wird diese als Standard etabliert. Daraus resultiert der SDCA-Zyklus (Standardize → Do → Check → Act)

Werkzeuge: 5S & 5A

Die Werkzeuge der Kaizen-Methode beruhen auf einfachen Verhaltensregeln, die jeder Mitarbeitende im Arbeitsalltag umsetzen kann. Diese werden auch als 3-Mu beschrieben, welche vermieden werden sollten.

  • Muda: Verschwendung
  • Muri: Überlastung
  • Mura: Abweichung

Dementsprechend sind die 5S eine Präzisierung der 3-Mu. Im Folgenden sollen die 5S konkretisiert werden:

  • Seiri für Sortieren: unnötige Dinge werden aus dem Arbeitsbereich entfernt
  • Seiton für Systematisieren: alle Dinge, die übrig bleiben, sollen geordnet werden
  • Seiso für Säubern: ein Arbeitsplatz sollte immer sauber und aufgeräumt gehalten werden
  • Seiketsu für Standardisieren: Standards sollen definiert werden und diese eingehalten werden
  • Shitsuke für Selbstdisziplin: diese 5S sollten zur Gewohnheit werden

Weitere Werkzeuge, auf die in diesem Artikel nicht weitereingegangen wird, sind z.B. Ishikawa-Diagramme, FMEA-Analysen und Wertstromanalysen.

Aus diesen Werkzeugen ergeben sich verschiedene Methoden bzw. ein Aktionsplan mit konkreten Handlungsanweisungen, der helfen soll die Kaizen-Prinzipien umzusetzen. Diese Methoden werden als 5A Methoden bezeichnet:

  • Aussortieren: Prüfung jedes Gegenstandes und ggf. Entfernung aus dem Arbeitsumfeld
  • Aufräumen: Ordnung schaffen
  • Arbeitsplatz kontinuierlich sauber halten
  • Anordnungen zur Regel machen: ein Verantwortlicher wird für die Einhaltung der Ordnung bestimmt.
  • Alle Punkte einhalten und stets verbessern: jeder Mitarbeitende sollte sich um die Umsetzung und Einhaltung der Ordnung kümmern und sich dafür verantwortlich fühlen.

Mittels dieser Methoden kann auch das E-Mail-Management, welches im Büro-Kontext äußerst wichtig ist, effektiv gestaltet werden. Besuchen Sie gern unsere Digital@Work Schulung, um mehr darüber zu erfahren.

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Nachteile und Vorteile der Kaizen Methode

Wie jede Methode hat auch die Kaizen-Methode ihre Vor- und Nachteile.

Nachteilig könnte man beanstanden, dass sich diese Methode nur am kurzfristigen Erfolgsdenken orientiert, sie zeitlich oft nicht schnell umsetzbar ist und nicht für eine sich schnell wandelnde Wirtschaft geeignet ist.

Andererseits kann die Kaizen-Methode auch dazu beitragen, dass die Qualität verbessert und die Produktivität gesteigert wird. Außerdem kann eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, was auch zu einer verbesserten Arbeitsmoral, mehr Kreativität und Innovation führen kann.