⚡️ Wer kennt das nicht:
Sie sind gerade dabei sich an Ihr riesiges neues Projekt zu setzen, was Sie schon seit Wochen vor sich herschieben. Auf einmal klingelt das Telefon. Sie gehen natürlich ran, weil Sie die Kundenzufriedenheit durch ständige Erreichbarkeit auf dem höchsten Stand halten wollen. Nach Beendigung des Telefonats denken Sie sich: „So, jetzt kann ich aber wirklich anfangen.“
Doch kaum haben Sie den Satz zu Ende gedacht, klopft es an der Tür. Es ist Ihre Chefin. Sie hat wieder einen grandiosen Einfall und möchte selbstverständlich, dass dieser sofort umgesetzt wird.
Und so vergeht ein weiterer Tag, an dem Sie Ihr wichtiges Projekt nicht anpacken. Insgeheim sind Sie aber froh, da Sie sowieso nicht gewusst hätten, wo Sie anfangen sollten.
Dieses positive Gefühl bleibt allerdings nur, bis die Deadline so nah gekommen ist, dass nur noch wenige Tage für die Beendigung des Projektes übrig sind.
Ab da ist das vorherrschende Gefühl: Stress 😖.
Solche oder ähnliche Situationen kennt fast jede*r von uns. Unsere Arbeitswelt ist geprägt von:
➞ ständiger Beschleunigung
➞ Globalisierung
➞ Digitalisierung
Was tun, um nicht in Panik zu verfallen und die Übersicht zu verlieren? Die Selbstorganisation ist im Arbeitsalltag ein elementarer Faktor. Und um zu lernen, wie sich die zur Verfügung stehende Zeit besser organisieren lässt, bietet sich ein Zeitmanagement-Seminar der Deutschen Umweltakademie an. Diese Art der Weiterbildung könnte auch als Selbstmanagement bezeichnet werden, da in diesem Seminar Techniken und Möglichkeiten aufgezeigt werden, um künftige Aufgaben zielgerichtet und ohne zusätzlichen Stress ausführen zu können.
➥ Allgemeine Informationen zu Stress und Tipps für Stressausgleich
➥ Methoden zur Stressminimierung:
Schlechtes Zeit- und Prioritätenmanagement führt zwangsläufig zu Stress. Dabei ist Stress immer subjektiv zu betrachten. Das transaktionale Stressmodell nach Lazarus besagt, dass Stress durch zwei Bewertungsprozesse entsteht.
Was viele nicht wissen, ist dass es auch positiven Stress gibt, der anregend wirkt, den sogenannten Eustress. Diesen brauchen wir, um Höchstleistungen zu erbringen.
Distress allerdings empfinden wir als unangenehm. Dieser kann sogar körperliche Schädigungen verursachen. Unser Körper zeigt in der Regel eine dreiphasige Stressreaktion.
Effektives Zeitmanagement hilft eine angemessene Work-Life-Balance herzustellen. Hierbei ist nicht nur der Arbeitsbereich zu betrachten, sondern auch alle anderen Lebensbereiche.
Die SHAPE-Studie (Seiwert et al., 2004) zeigt, dass diejenigen, die bei der Arbeit engagiert sind und sich gleichzeitig Zeit für soziale Kontakte, Fitness und Spiritualität nehmen, die besten Leistungen erbringen.
Unser Zeitmanagement-Seminar befähigt Sie nicht nur dazu im Beruf Höchstleistungen zu bringen, sondern auch die Freizeit möglichst entspannt zu gestalten!
Zeit ist ein knappes Gut, daher sollte man diese möglichst optimal nutzen. Dabei hat jeder Mensch erstmal gleich viel Zeit zur Verfügung. Dies bedeutet, dass jede*r für den Umgang mit seiner Zeit selbst verantwortlich ist. Hier spielen Selbst- und Zeitmanagement eine große Rolle.
Selbstmanagement: Bei dieser Methode geht es darum, sein eigenes Verhalten durch den Einsatz spezifischer Strategien zu steuern, um eigene Zielvorstellungen zu erreichen (Dorsch, Lexikon der Psychologie, S. 1519). Dabei ist es wichtig insgesamt fünf Schritte regelmäßig zu durchlaufen:
Diese Schritte gehen auf den Management Prozesskreis nach Laufer zurück.
➥ Selbstmanagement hat im Groben zum Ziel erfolgreich und glücklich zu werden.
Zeitmanagement versteht sich als ein Teilbereich des Selbstmanagements. Laut Duden befasst sich dieser Teilbereich mit dem strukturierten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Das Ziel ist hierbei die persönliche Effizienz zu maximieren und eine Übersicht über die eignen Aufgaben und Termine zu behalten. Somit sollte gutes Zeitmanagement dabei helfen Stress zu reduzieren und Informationsüberflutungen zu vermeiden. Hierbei werden spezifische Strategien verwendet, die im Folgenden vorgestellt werden. Im Wiki finden Sie bei Interesse eine Zusammenfassung aller wichtigen Begriffe.
Bei dieser Methode geht es darum „einen Berg von Aufgaben“ zu strukturieren. Sie eignet sich sowohl für die produktive Planung von einzelnen Tagen als auch für eine längerfristige Planung. Jeder Buchstabe steht dabei für einen spezifischen Arbeitsschritt.
Vilfredo Pareto konnte beobachten, dass 80% des Vermögens auf 20% der Bevölkerung aufgeteilt waren.
➞ Allgemein gesprochen ist diese Beobachtung übertragbar darauf, dass 20% des Inputs für 80% des Outputs sorgen.
➞ Auf das Zeitmanagement übertragen heißt das, dass man in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erreicht.
Diese Methode kann man beim Vergleichen von Aufgaben, die demselben Ziel dienen, gut nutzen. Hier sollte man sich bei jeder Aufgabe fragen, ob diese zu den wertvollen 20% gehört.
Jeder Mensch zeigt über den Tag verteilt eine schwankende Leistungsfähigkeit, die auf die Konzentration und Motivation zurückgeht. Dies kann mit einer Leistungskurve veranschaulicht werden, die auf den individuellen Biorhythmus zurückgeht. Die logische Konsequenz daraus ist, anspruchsvolle Aufgaben während Leistungshochs zu erledigen und Leistungstief für Routineaufgaben, soziale Kontakte und zur Entspannung zu nutzen.
Diese Methode hilft einem seine Ziele zu verwirklichen und sich auf mögliche Hindernisse vorzubereiten. Hierbei steht jeder Buchstabe für einen spezifischen Arbeitsschritt. Wichtig ist, dass jeder Schritt in prägnanten Sätzen aufgeschrieben wird.
Diese Methode hilft bei der Prioritätensetzung im Alltag. Sie trennt im Allgemeinen wichtige und dringliche Aktivitäten. Hieraus ergibt sich eine Matrix mit vier Quadranten.
Die meisten Neujahrsvorsätze scheitern, weil neue Ziele und Vorhaben nicht nach dieser Formel formuliert werden. Richtig formulierte Ziele sind eindeutig und motivieren zum Handeln. Es müssen dabei nicht immer alle Kriterien erfüllt sein. Jeder Buchstabe steht hierbei für eine spezifische Eigenschaft des Ziels.
Diese Methode hilft bei der Priorisierung seiner Aufgaben, indem man diese in Kategorien einteilt und nach Wichtigkeit sortiert. So entsteht automatisch eine Bearbeitungsreihenfolge. Nachdem man seine Ziele definiert hat, vergibt man den dazugehörigen Aktivitäten Prioritäten von A bis C.
A | • die wichtigsten Aufgaben • „Was muss getan werden?“ • nicht zu viele Aufgaben davon am Tag, aber intensive Bearbeitung |
B | • durchschnittlich wichtige Aufgaben • „Was soll getan werden?“ • nicht allzu lange Beschäftigung damit |
C | • eher unwichtige Aufgaben • „Was kann getan werden?“ • nicht mehr als eine Stunde am Tag damit beschäftigen |
Diese Methode orientiert sich anders als die anderen nicht an einer übergeordneten Zielerreichung. Hier geht es um das strukturierte Abarbeiten von täglichen Anforderungen. Der Hauptfokus liegt auf dem Niederschreiben der Aufgaben, so dass man sich ein externes Gedächtnis aufbaut. So wird das Gehirn entlastet. Man geht folgendermaßen vor:
Diese Methode besagt, dass man ähnliche Aufgaben gebündelt erledigen sollte. Dieses Bündel ähnlicher Aufgaben wird dann als Task-Chunk bezeichnet.
➞ Hierzu sammelt man zu Angang des Tages oder mehrmals am Tag alle Informationen und Aufgaben
➞ Dann vergibt Prioritäten
➞ Am Ende der Planung streicht man unwichtiges
➞ Danach erstellt man eine To Do Liste mit verschiedenen Task-Chunks.
Neue Aufgaben können dann leicht den passenden Bündeln hinzugefügt werden. Kurze (Teil-) Aufgaben eignen sich hier besser als große. Dadurch arbeitet man konzentrierter.
Diese Methode eignet sich besonders für große Aufgaben. Es geht darum in definierten Zeitintervallen eine Aufgabe mit höchster Konzentration zu erledigen, um danach eine kurze Pause zu machen.
In der Regel arbeitet man 25 Minuten konzentriert und genehmigt sich danach eine 5-minütige Pause. Hierfür sollte man bestenfalls eine Stoppuhr verwenden. Nach 4 Wiederholungen kann eine längere Pause gemacht werden. Selbstverständlich ist der Rhythmus 25:5 nicht streng vorgegeben und kann individuell variiert werden. Die Arbeitseinheiten sollten allerdings nicht kürzer als 15 Minuten und nicht länger als 45 Minuten sein.