Effektives Zeitmanagement lernen

Unser Zeitmanagement-Seminar befähigt Sie nicht nur dazu im Beruf Höchstleistungen zu bringen, sondern auch die Freizeit möglichst entspannt zu gestalten!

 

Definitionen

Zeit ist ein knappes Gut, daher sollte man diese möglichst optimal nutzen. Dabei hat jeder Mensch erstmal gleich viel Zeit zur Verfügung. Dies bedeutet, dass jede*r für den Umgang mit seiner Zeit selbst verantwortlich ist. Hier spielen Selbst- und Zeitmanagement eine große Rolle.

Selbstmanagement: Bei dieser Methode geht es darum, sein eigenes Verhalten durch den Einsatz spezifischer Strategien zu steuern, um eigene Zielvorstellungen zu erreichen (Dorsch, Lexikon der Psychologie, S. 1519). Dabei ist es wichtig insgesamt fünf Schritte regelmäßig zu durchlaufen:

Diese Schritte gehen auf den Management Prozesskreis nach Laufer zurück.
➥ Selbstmanagement hat im Groben zum Ziel erfolgreich und glücklich zu werden.

Zeitmanagement versteht sich als ein Teilbereich des Selbstmanagements. Laut Duden befasst sich dieser Teilbereich mit dem strukturierten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Das Ziel ist hierbei die persönliche Effizienz zu maximieren und eine Übersicht über die eignen Aufgaben und Termine zu behalten. Somit sollte gutes Zeitmanagement dabei helfen Stress zu reduzieren und Informationsüberflutungen zu vermeiden. Hierbei werden spezifische Strategien verwendet, die im Folgenden vorgestellt werden. Im Wiki finden Sie bei Interesse eine Zusammenfassung aller wichtigen Begriffe.

 

Methoden

ALPEN-Methode (Lothar Seiwert):

Bei dieser Methode geht es darum „einen Berg von Aufgaben“ zu strukturieren. Sie eignet sich sowohl für die produktive Planung von einzelnen Tagen als auch für eine längerfristige Planung. Jeder Buchstabe steht dabei für einen spezifischen Arbeitsschritt.

• A: Aufgaben zusammentragen und aufschreiben mittels Brainstormings.
• L: Länge für jede einzelne Aufgabe schätzen und zum Schluss alle Zeiten addieren. Hier sollte man eher konservativ als optimistisch schätzen.
• P: Pufferzeiten einplanen (nie mehr als 60% der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen!). Dies verschafft einem Flexibilität und Zeit für eventuell nötige Regeneration.
• E: Entscheidungen treffen zu Prioritäten, Kürzungen und Delegationen.
• N: Notizen in einen Tages-/ Wochen-/ Jahresplan übertragen/ Nachkontrollieren, ob die Aufgaben zu den eigenen übergeordneten Zielen passen und ob die vorgenommenen Aufgaben realistisch in der eingeplanten Zeit zu erledigen sind.

 

Pareto-Prinzip / „Gut-statt-perfekt-Prinzip“:

Vilfredo Pareto konnte beobachten, dass 80% des Vermögens auf 20% der Bevölkerung aufgeteilt waren.

➞ Allgemein gesprochen ist diese Beobachtung übertragbar darauf, dass 20% des Inputs für 80% des Outputs sorgen.
➞ Auf das Zeitmanagement übertragen heißt das, dass man in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erreicht.

Diese Methode kann man beim Vergleichen von Aufgaben, die demselben Ziel dienen, gut nutzen. Hier sollte man sich bei jeder Aufgabe fragen, ob diese zu den wertvollen 20% gehört.

 

 

Tagesleistungskurve/ Individueller Biorhythmus

Jeder Mensch zeigt über den Tag verteilt eine schwankende Leistungsfähigkeit, die auf die Konzentration und Motivation zurückgeht. Dies kann mit einer Leistungskurve veranschaulicht werden, die auf den individuellen Biorhythmus zurückgeht. Die logische Konsequenz daraus ist, anspruchsvolle Aufgaben während Leistungshochs zu erledigen und Leistungstief für Routineaufgaben, soziale Kontakte und zur Entspannung zu nutzen.

 

WOOP-Methode (Gabriele Oettingen & Peter Gollwitzer)/ MCII (Mentales Kontrastieren mit Implementierungsintention)

Diese Methode hilft einem seine Ziele zu verwirklichen und sich auf mögliche Hindernisse vorzubereiten. Hierbei steht jeder Buchstabe für einen spezifischen Arbeitsschritt. Wichtig ist, dass jeder Schritt in prägnanten Sätzen aufgeschrieben wird.

• W: Wish/ Wünschen – man schreibt in ein bis zwei Sätzen seinen konkreten Wunsch auf.
• O: Outcome/ Ergebnis – man stellt sich das bestmögliche Ergebnis zu seinem Wunsch vor und schreibt dieses ebenfalls in ein bis zwei Sätzen auf.
• O: Obstacle/ Hindernis – man überlegt, welche Hindernisse einem in den Weg kommen könnten bei der Realisierung des Wunsches und schreibt diese in ein bis zwei Sätzen auf.
• P: Plan – man überlegt, wie man auftretende Hindernisse überwinden oder verhindern kann. Dies schreibt man ebenfalls auf. Am besten in der Formulierung: „Wenn (Hindernis), dann (Handlung). So ist man optimal vorbereitet und internalisiert sein Vorhaben.

 

Eisenhower-Matrix/ -Prinzip

Diese Methode hilft bei der Prioritätensetzung im Alltag. Sie trennt im Allgemeinen wichtige und dringliche Aktivitäten. Hieraus ergibt sich eine Matrix mit vier Quadranten.

• Quadrant A: Es kann sehr einladend sein, sich viel in diesem Feld aufzuhalten. Allerdings steigt auch die Fehlerwahrscheinlichkeit, wenn man dringende Aufgaben bis zuletzt aufschiebt, daher sollte man sich rechtzeitig darum kümmern, solange die Aufgabe noch dem B-Quadranten zugeordnet werden kann.
• Quadrant B: ist das wichtigste Feld, welches es in der Wochen- und Monatsplanung zu beachten gilt, denn diese Aufgaben hängen mit den eigenen übergeordneten Zielen zusammen. Diese sollte man sich rechtzeitig terminieren, damit sie nicht in Quadrant A rutschen.
• Quadrant C: Diese Aktivitäten nehmen häufig die meiste Zeit in Anspruch.
• Quadrant P: Das P steht hier für Papierkorb. Meist stellt dieser Quadrant Tätigkeiten dar, die man schon immer machen wollte, wofür man aber nie Zeit gefunden hat und dessen Nicht-Erledigung keine negativen Konsequenzen bereithält.

 

SMART-Formel

Die meisten Neujahrsvorsätze scheitern, weil neue Ziele und Vorhaben nicht nach dieser Formel formuliert werden. Richtig formulierte Ziele sind eindeutig und motivieren zum Handeln. Es müssen dabei nicht immer alle Kriterien erfüllt sein. Jeder Buchstabe steht hierbei für eine spezifische Eigenschaft des Ziels.

• S: Spezifisch – Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert sein. Wenn man genau vor Augen hat, was man erreichen möchte, ist die Wahrscheinlichkeit auf höher zum gewünschten Ergebnis zu gelangen.
• M: Messbar – man sollte den eigenen Erfolg überprüfen können.
• A: Attraktiv – man sollte sich ein möglichst erstrebenswertes Ziel vornehmen, damit auch genügend Motivation vorhanden ist dieses zu erreichen.
• R: Realistisch – Ziele zu formulieren, wenn diese nicht zu erreichen sind, ist logischerweise nicht sinnvoll.
• T: Terminiert – um Aufschiebung zu vermeiden, sollte man einen zeitlichen Rahmen festlegen

 

ABC-Analyse

Diese Methode hilft bei der Priorisierung seiner Aufgaben, indem man diese in Kategorien einteilt und nach Wichtigkeit sortiert. So entsteht automatisch eine Bearbeitungsreihenfolge. Nachdem man seine Ziele definiert hat, vergibt man den dazugehörigen Aktivitäten Prioritäten von A bis C.

 

A	• die wichtigsten Aufgaben  • „Was muss getan werden?“  • nicht zu viele Aufgaben davon am Tag, aber intensive Bearbeitung
B	• durchschnittlich wichtige Aufgaben  • „Was soll getan werden?“  • nicht allzu lange Beschäftigung damit
C	• eher unwichtige Aufgaben  • „Was kann getan werden?“  • nicht mehr als eine Stunde am Tag damit beschäftigen