Effektives Zeitmanagement lernen
⚡️ Wer kennt das nicht:
Sie sind gerade dabei sich an Ihr riesiges neues Projekt zu setzen, was Sie schon seit Wochen vor sich herschieben. Auf einmal klingelt das Telefon. Sie gehen natürlich ran, weil Sie die Kundenzufriedenheit durch ständige Erreichbarkeit auf dem höchsten Stand halten wollen. Nach Beendigung des Telefonats denken Sie sich: „So, jetzt kann ich aber wirklich anfangen.“
Doch kaum haben Sie den Satz zu Ende gedacht, klopft es an der Tür. Es ist Ihre Chefin. Sie hat wieder einen grandiosen Einfall und möchte selbstverständlich, dass dieser sofort umgesetzt wird.
Und so vergeht ein weiterer Tag, an dem Sie Ihr wichtiges Projekt nicht anpacken. Insgeheim sind Sie aber froh, da Sie sowieso nicht gewusst hätten, wo Sie anfangen sollten.
Dieses positive Gefühl bleibt allerdings nur, bis die Deadline so nah gekommen ist, dass nur noch wenige Tage für die Beendigung des Projektes übrig sind.
Ab da ist das vorherrschende Gefühl: Stress 😖.
Solche oder ähnliche Situationen kennt fast jede*r von uns. Unsere Arbeitswelt ist geprägt von:
➞ ständiger Beschleunigung
➞ Globalisierung
➞ Digitalisierung
Was tun, um nicht in Panik zu verfallen und die Übersicht zu verlieren? Die Selbstorganisation ist im Arbeitsalltag ein elementarer Faktor. Und um zu lernen, wie sich die zur Verfügung stehende Zeit besser organisieren lässt, bietet sich ein Zeitmanagement-Seminar der Deutschen Umweltakademie an. Diese Art der Weiterbildung könnte auch als Selbstmanagement bezeichnet werden, da in diesem Seminar Techniken und Möglichkeiten aufgezeigt werden, um künftige Aufgaben zielgerichtet und ohne zusätzlichen Stress ausführen zu können.
Nachfolgend finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:
➥ Allgemeine Informationen zu Stress und Tipps für Stressausgleich
➥ Methoden zur Stressminimierung:
- ALPEN-Methode (Lothar Seiwert)
- Pareto-Prinzip / „Gut-statt-perfekt-Prinzip"
- Tagesleistungskurve
- WOOP-Methode
- Eisenhower-Matrix
- SMART-Formel
- ABC-Analyse
- GTD-Methode (Getting Things Done, David Allen)
- Task Chunks
- Pomodoro-Technik
Stress
Schlechtes Zeit- und Prioritätenmanagement führt zwangsläufig zu Stress. Dabei ist Stress immer subjektiv zu betrachten. Das transaktionale Stressmodell nach Lazarus besagt, dass Stress durch zwei Bewertungsprozesse entsteht.
- Im ersten Schritt bewerten wir, ob ein Reiz bzw. Stressor für uns irrelevant positiv oder gefährlich ist. Wenn dieser als gefährlich eingestuft wird, kommt es zu einer zweiten Bewertung.
- Sind unsere Ressourcen (intern oder extern) ausreichend, um mit dem Stressor umzugehen? Wenn wir zu der Einschätzung kommen, dass unsere Ressourcen mangelhaft sind, erleben wir Stress. Diese Form von Stress ist auch bekannt als Distress.
Was viele nicht wissen, ist dass es auch positiven Stress gibt, der anregend wirkt, den sogenannten Eustress. Diesen brauchen wir, um Höchstleistungen zu erbringen.
Distress allerdings empfinden wir als unangenehm. Dieser kann sogar körperliche Schädigungen verursachen. Unser Körper zeigt in der Regel eine dreiphasige Stressreaktion.
- In der ersten Phase werden alle Kräfte mobilisiert, um eine normale Funktionsfähigkeit wiederherzustellen. Dies führt dazu, dass man sich zunächst geschwächt fühlt.
- In der zweiten Phase, der Resistenzphase, wird ein Widerstand gegen den Stressor aufgebaut. Dies erfordert so viel Energie, dass man auf andere Stressoren oder Reize sehr gereizt reagiert.
- Die letzte Phase stellt die Erschöpfungsphase dar, nachdem der Stressor verschwunden ist. Besonders in dieser Phase ist es wichtig sich zu erholen, dem Körper und Gehirn genügend Ruhephasen zu gönnen.
Tipps für Stressausgleich?
Effektives Zeitmanagement hilft eine angemessene Work-Life-Balance herzustellen. Hierbei ist nicht nur der Arbeitsbereich zu betrachten, sondern auch alle anderen Lebensbereiche.
Die SHAPE-Studie (Seiwert et al., 2004) zeigt, dass diejenigen, die bei der Arbeit engagiert sind und sich gleichzeitig Zeit für soziale Kontakte, Fitness und Spiritualität nehmen, die besten Leistungen erbringen.
Unser Zeitmanagement-Seminar befähigt Sie nicht nur dazu im Beruf Höchstleistungen zu bringen, sondern auch die Freizeit möglichst entspannt zu gestalten!
Definitionen
Zeit ist ein knappes Gut, daher sollte man diese möglichst optimal nutzen. Dabei hat jeder Mensch erstmal gleich viel Zeit zur Verfügung. Dies bedeutet, dass jede*r für den Umgang mit seiner Zeit selbst verantwortlich ist. Hier spielen Selbst- und Zeitmanagement eine große Rolle.
Selbstmanagement: Bei dieser Methode geht es darum, sein eigenes Verhalten durch den Einsatz spezifischer Strategien zu steuern, um eigene Zielvorstellungen zu erreichen (Dorsch, Lexikon der Psychologie, S. 1519). Dabei ist es wichtig insgesamt fünf Schritte regelmäßig zu durchlaufen:
Diese Schritte gehen auf den Management Prozesskreis nach Laufer zurück.
➥ Selbstmanagement hat im Groben zum Ziel erfolgreich und glücklich zu werden.
Zeitmanagement versteht sich als ein Teilbereich des Selbstmanagements. Laut Duden befasst sich dieser Teilbereich mit dem strukturierten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Das Ziel ist hierbei die persönliche Effizienz zu maximieren und eine Übersicht über die eignen Aufgaben und Termine zu behalten. Somit sollte gutes Zeitmanagement dabei helfen Stress zu reduzieren und Informationsüberflutungen zu vermeiden. Hierbei werden spezifische Strategien verwendet, die im Folgenden vorgestellt werden. Im Wiki finden Sie bei Interesse eine Zusammenfassung aller wichtigen Begriffe.
Methoden
ALPEN-Methode (Lothar Seiwert):
Bei dieser Methode geht es darum „einen Berg von Aufgaben“ zu strukturieren. Sie eignet sich sowohl für die produktive Planung von einzelnen Tagen als auch für eine längerfristige Planung. Jeder Buchstabe steht dabei für einen spezifischen Arbeitsschritt.
- A: Aufgaben zusammentragen und aufschreiben mittels Brainstormings.
- L: Länge für jede einzelne Aufgabe schätzen und zum Schluss alle Zeiten addieren. Hier sollte man eher konservativ als optimistisch schätzen.
- P: Pufferzeiten einplanen (nie mehr als 60% der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen!). Dies verschafft einem Flexibilität und Zeit für eventuell nötige Regeneration.
- E: Entscheidungen treffen zu Prioritäten, Kürzungen und Delegationen.
- N: Notizen in einen Tages-/ Wochen-/ Jahresplan übertragen/ Nachkontrollieren, ob die Aufgaben zu den eigenen übergeordneten Zielen passen und ob die vorgenommenen Aufgaben realistisch in der eingeplanten Zeit zu erledigen sind.
Pareto-Prinzip / „Gut-statt-perfekt-Prinzip“:
Vilfredo Pareto konnte beobachten, dass 80% des Vermögens auf 20% der Bevölkerung aufgeteilt waren.
➞ Allgemein gesprochen ist diese Beobachtung übertragbar darauf, dass 20% des Inputs für 80% des Outputs sorgen.
➞ Auf das Zeitmanagement übertragen heißt das, dass man in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erreicht.
Diese Methode kann man beim Vergleichen von Aufgaben, die demselben Ziel dienen, gut nutzen. Hier sollte man sich bei jeder Aufgabe fragen, ob diese zu den wertvollen 20% gehört.
Tagesleistungskurve
Jeder Mensch zeigt über den Tag verteilt eine schwankende Leistungsfähigkeit, die auf die Konzentration und Motivation zurückgeht. Dies kann mit einer Leistungskurve veranschaulicht werden, die auf den individuellen Biorhythmus zurückgeht. Die logische Konsequenz daraus ist, anspruchsvolle Aufgaben während Leistungshochs zu erledigen und Leistungstief für Routineaufgaben, soziale Kontakte und zur Entspannung zu nutzen.
WOOP-Methode (Gabriele Oettingen & Peter Gollwitzer)/ MCII (Mentales Kontrastieren mit Implementierungsintention)
Diese Methode hilft einem seine Ziele zu verwirklichen und sich auf mögliche Hindernisse vorzubereiten. Hierbei steht jeder Buchstabe für einen spezifischen Arbeitsschritt. Wichtig ist, dass jeder Schritt in prägnanten Sätzen aufgeschrieben wird.
- W: Wish/ Wünschen – man schreibt in ein bis zwei Sätzen seinen konkreten Wunsch auf.
- O: Outcome/ Ergebnis – man stellt sich das bestmögliche Ergebnis zu seinem Wunsch vor und schreibt dieses ebenfalls in ein bis zwei Sätzen auf.
- O: Obstacle/ Hindernis – man überlegt, welche Hindernisse einem in den Weg kommen könnten bei der Realisierung des Wunsches und schreibt diese in ein bis zwei Sätzen auf.
- P: Plan – man überlegt, wie man auftretende Hindernisse überwinden oder verhindern kann. Dies schreibt man ebenfalls auf. Am besten in der Formulierung: „Wenn (Hindernis), dann (Handlung). So ist man optimal vorbereitet und internalisiert sein Vorhaben.
Eisenhower-Matrix
Diese Methode hilft bei der Prioritätensetzung im Alltag. Sie trennt im Allgemeinen wichtige und dringliche Aktivitäten. Hieraus ergibt sich eine Matrix mit vier Quadranten.
- Quadrant A: Es kann sehr einladend sein, sich viel in diesem Feld aufzuhalten. Allerdings steigt auch die Fehlerwahrscheinlichkeit, wenn man dringende Aufgaben bis zuletzt aufschiebt, daher sollte man sich rechtzeitig darum kümmern, solange die Aufgabe noch dem B-Quadranten zugeordnet werden kann.
- Quadrant B: ist das wichtigste Feld, welches es in der Wochen- und Monatsplanung zu beachten gilt, denn diese Aufgaben hängen mit den eigenen übergeordneten Zielen zusammen. Diese sollte man sich rechtzeitig terminieren, damit sie nicht in Quadrant A rutschen.
- Quadrant C: Diese Aktivitäten nehmen häufig die meiste Zeit in Anspruch.
- Quadrant P: Das P steht hier für Papierkorb. Meist stellt dieser Quadrant Tätigkeiten dar, die man schon immer machen wollte, wofür man aber nie Zeit gefunden hat und dessen Nicht-Erledigung keine negativen Konsequenzen bereithält.
SMART-Formel
Die meisten Neujahrsvorsätze scheitern, weil neue Ziele und Vorhaben nicht nach dieser Formel formuliert werden. Richtig formulierte Ziele sind eindeutig und motivieren zum Handeln. Es müssen dabei nicht immer alle Kriterien erfüllt sein. Jeder Buchstabe steht hierbei für eine spezifische Eigenschaft des Ziels.
- S: Spezifisch – Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert sein. Wenn man genau vor Augen hat, was man erreichen möchte, ist die Wahrscheinlichkeit auf höher zum gewünschten Ergebnis zu gelangen.
- M: Messbar – man sollte den eigenen Erfolg überprüfen können.
- A: Attraktiv – man sollte sich ein möglichst erstrebenswertes Ziel vornehmen, damit auch genügend Motivation vorhanden ist dieses zu erreichen.
- R: Realistisch – Ziele zu formulieren, wenn diese nicht zu erreichen sind, ist logischerweise nicht sinnvoll.
- T: Terminiert – um Aufschiebung zu vermeiden, sollte man einen zeitlichen Rahmen festlegen
ABC-Analyse
Diese Methode hilft bei der Priorisierung seiner Aufgaben, indem man diese in Kategorien einteilt und nach Wichtigkeit sortiert. So entsteht automatisch eine Bearbeitungsreihenfolge. Nachdem man seine Ziele definiert hat, vergibt man den dazugehörigen Aktivitäten Prioritäten von A bis C.
| A | • die wichtigsten Aufgaben • „Was muss getan werden?“ • nicht zu viele Aufgaben davon am Tag, aber intensive Bearbeitung |
| B | • durchschnittlich wichtige Aufgaben • „Was soll getan werden?“ • nicht allzu lange Beschäftigung damit |
| C | • eher unwichtige Aufgaben • „Was kann getan werden?“ • nicht mehr als eine Stunde am Tag damit beschäftigen |
GTD-Methode (Getting Things Done, David Allen)
Diese Methode orientiert sich anders als die anderen nicht an einer übergeordneten Zielerreichung. Hier geht es um das strukturierte Abarbeiten von täglichen Anforderungen. Der Hauptfokus liegt auf dem Niederschreiben der Aufgaben, so dass man sich ein externes Gedächtnis aufbaut. So wird das Gehirn entlastet. Man geht folgendermaßen vor:
- Aufgaben/ Einfälle sammeln und niederschreiben, so dass man es nicht mehr im Kopf behalten muss.
- Zu den gelisteten Aufgaben überlegt man sich, welche konkreten weiteren Handlungsschritte notwendig sind, und terminiert diese, am besten in einem Kalender oder einer To Do Liste. Alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Bearbeitungszeit erfordern, können sofort erledigt werden, ohne in eine Liste eingetragen zu werden. Denn ansonsten würde das Planen länger dauern als die Durchführung der Aufgabe (Zwei-Minuten-Regel).
- Die Aufgaben und Handlungsschritte sollten regelmäßig überprüft und ergänzt werden.
- Man erledigt die Aufgaben gewissenhaft und auf Grundlage der zur Verfügung stehenden Zeit.
Task Chunks
Diese Methode besagt, dass man ähnliche Aufgaben gebündelt erledigen sollte. Dieses Bündel ähnlicher Aufgaben wird dann als Task-Chunk bezeichnet.
➞ Hierzu sammelt man zu Angang des Tages oder mehrmals am Tag alle Informationen und Aufgaben
➞ Dann vergibt Prioritäten
➞ Am Ende der Planung streicht man unwichtiges
➞ Danach erstellt man eine To Do Liste mit verschiedenen Task-Chunks.
Neue Aufgaben können dann leicht den passenden Bündeln hinzugefügt werden. Kurze (Teil-) Aufgaben eignen sich hier besser als große. Dadurch arbeitet man konzentrierter.
Pomodoro-Technik
Diese Methode eignet sich besonders für große Aufgaben. Es geht darum in definierten Zeitintervallen eine Aufgabe mit höchster Konzentration zu erledigen, um danach eine kurze Pause zu machen.
In der Regel arbeitet man 25 Minuten konzentriert und genehmigt sich danach eine 5-minütige Pause. Hierfür sollte man bestenfalls eine Stoppuhr verwenden. Nach 4 Wiederholungen kann eine längere Pause gemacht werden. Selbstverständlich ist der Rhythmus 25:5 nicht streng vorgegeben und kann individuell variiert werden. Die Arbeitseinheiten sollten allerdings nicht kürzer als 15 Minuten und nicht länger als 45 Minuten sein.
